gestion administrative dans une copropriété

La gestion administrative dans une copropriété

Pour garantir le bon fonctionnement d’une copropriété, l’ensemble des copropriétaires doit élire un syndic. Ce dernier est entre autres tenu d’assurer la gestion administrative de l’immeuble.

Cela implique d’avoir des connaissances dans différents domaines tels que la fiscalité, le droit et bien sûr la gestion. Dans cet article, découvrez quelles sont les tâches qui incombent au syndic en termes de gestion administrative.

L’administration de l’immeuble proprement dite

Premièrement, il doit tenir à jour une liste de tous les copropriétaires et les lots qu’ils détiennent. Il doit recueillir les détails spécifiques de chaque habitant tels que :

  • Leur identité
  • Leurs coordonnées.

Son rôle consiste également à conserver toutes les archives de la copropriété. À la demande des copropriétaires, elles peuvent être remises à des prestataires spécialisés. Il est aussi chargé de la souscription des différents contrats pour le compte de la copropriété avec les prestataires qui doivent intervenir dans l’immeuble.

En tant que seul gestionnaire de la copropriété, c’est lui qui s’occupe de l’embauchage et du débauchage du personnel qui travaille dans l’immeuble. En plus, c’est lui qui doit payer leur salaire et établir leurs fiches de paie et autres.

La gestion administrative d’un immeuble consiste également à passer des contrats avec les fournisseurs et à souscrire des assurances pour le compte de la copropriété. Il convient de préciser que le syndic est le représentant légal du syndicat des copropriétaires.

immeuble proprement dite

L’organisation de l’assemblée générale

Outre son rôle de secrétaire, le syndic est aussi chargé de l’organisation des assemblées générales. Il doit convoquer tous les copropriétaires à cette réunion qui doit se tenir au moins une fois par an. Il prépare alors l’ordre du jour et tous les points importants qui doivent être débattus. Il doit ainsi communiquer la date de l’assemblée générale à tous les copropriétaires plusieurs mois avant l’échéance.

C’est le syndic qui choisit le lieu où la réunion doit se tenir. Au moment venu, il s’occupe de la tenue de l’assemblée. Il proposera alors l’ordre du jour et procédera au vote des résolutions devant être prises. À l’issue de l’assemblée, il rédige le procès-verbal et en envoie une copie à tous les copropriétaires par courrier recommandé.

La communication peut aussi se faire par mail si les intéressés ont donné leur accord à cette option. Il devra également s’assurer du respect et de l’exécution des décisions qui ont été prises.

Faire respecter le règlement de la copropriété

Il faut savoir que dans toutes les copropriétés, il existe des règlements qui ont été établis et qui doivent être respectés pour assurer le bon fonctionnement de l’immeuble. Cela concerne notamment l’utilisation des parties privatives et communes.

Le rôle du syndic est de veiller à ce que les copropriétaires n’entravent pas ces règles. En cas d’infraction, il doit rappeler à l’ordre les personnes concernées et le cas échéant entreprendre les mesures nécessaires.

L’entretien de l’immeuble

Dans le cadre d’une gestion administrative de la copropriété, le syndic doit effectuer toutes les démarches nécessaires pour préserver le bâtiment. Il doit ainsi engager des prestataires pour procéder à l’entretien, à la maintenance et à la réparation en cas de problèmes.

Lorsqu’il y a urgence, le gestionnaire peut décider de faire commander certains travaux pour la préservation de l’immeuble. Il n’empêche qu’il doit convoquer une assemblée générale extraordinaire pour faire votre l’exécution desdits travaux.